2015年9月25日金曜日

ECMサミット2015、パネルディスカッションやります

eドキュメントJAPAN 2015 ― 53rd 文書情報マネジメントショウ

Imgres

ECMサミット自体は年2回の恒例行事、なのですが、eドキュメントJAPANの枠でやるのは年に1度だけです。

今年は例の規制緩和があることもあり、各社展示ブースやセミナーも気合いがはいっているのではないかと思います。

ECMサミットもECM委員会なりに力の入った構成のつもりです。

パネルディスカッション、やります

ECMサミットは、競合しているトップベンダが一堂に会して同一フォーマットで講演を行うという特徴をもったイベントですが、基本的には各社に一定の時間枠を担当していただいて、連続して講演を聴くというスタイルになっています。この形式に対しては毎度アンケートでは、もっと統一感を出して横串で比較し特徴を見いだせるような形にして欲しいというコメントを多々頂いておりました。

過去には質問形式で議事パネルディスカッションのようなことも行い、高評価だったこともあるのですが、やはり中々登壇者の負担が大きく、毎回の実施にまでは至っていません。

ということで、今回は(主観的には結構頑張っての)パネルディスカッション形式になります。

(すべてのECM活用事例に当てはまるわけではありませんが、)ECMはプラットフォームとして捉えた方が見通しが良い、というのは近年かなり整理されてきた論点だと思います。そこについて各社なりの視点で語っていただくことをメインのトピックと考えています。

インフォメーションハブですとか、ケースマネジメント、デジタルイノベーションなど、比較的新しい言い回し、用語、の真意についてもなるべく分かりやすく語って頂けるように工夫をしていきたいと思います。

10月1日という日程的にはかなり厳しい条件もあるのですが、是非ご来場頂ければと思います。

(文責 Ishii Akinori IT-Coordinator)

2015年9月24日木曜日

コンサルティングって何? という質問と、論理的思考力とやらの話

 aegifは外資系コンサルティングファーム出身の若者(当時)を中心として作った会社なので、それ以外に稼ぎ方を知らないという意味でもコンサルティングファームだったわけですが、今ではソフトウェアベンダとしての顔も持つようになってきていますので、改めて私が考えるコンサルティングサービスについてまとめてみたいと思います。
 あくまで個人的な意見です。仕事仲間にはまったく別のことを考えている人もいますし、自分達の仕事のすべてを以下の要素で説明できるわけではありません。最近この説明しきれない部分についても考え始めたことがあるので、後日機会があればそれもご紹介したいと思います。(そんなことばかり書いている気もする)
 今回ここにまとめる内容は、新卒2ヶ月目くらいの時に自分なりに整理した内容がほとんどなので、その程度の薄っぺらさだと思って頂けると幸いです。でもまだ自分の子供たち(小学校3年と1年)にうまく説明できるところまでシンプルにもなっていないのですが・・・

意識は高くなくとも

ざっくりとコンサルタント、それも外資系出身、と言われた時、どのような人物像が想像されるでしょうか? 英語が喋れて、切れ者で、メンタルが強くて、ハードワーカーで、向上心に溢れている、なんてところでしょうか。いわゆる意識高い系という言葉に付随する揶揄のニュアンスや、押しが強くて近づき難い感じとか、抜け目なさそうなところとか、拝金主義的なイメージもあるかもしれません。あとは、頭が良いアピールがうざいとか。
 概ね正しい気もするのですが、(他の多くの職業と同じく)全部が全部そのイメージ通りでもなく、実際には色々な人がいます。例えば私の場合は、英語はIT絡みならなんとか、切れ者に見えるかどうかはともかく、メンタルは弱いし、ハードには働けないし、知識欲はあっても向上心は半端です。意識はさほど高くないと言えるでしょう。(頭が良いアピールには余念が無い方だと思いますが)
 そんな私であっても、十数年も続けていればコンサルティングサービスに対する一家言と言いますか、地味は地味なりに職業倫理みたいなものを抱えていてもおかしくはありません。ということで、今日はそういう話。

よくある説明

私が新卒の頃も、コンサルティングには個人の知識や経験を売るグレイヘアードのコンサルティングとファームに所属してチームによる組織力で問題解決を図るコンサルティングがある、だとか、戦略系・会計系・人事系などのファームの色やサービス領域による分類などはよく語られていました。ITに絡むところだと、多重下請け構造のトップに「プログラマ」「システムエンジニア」の上に君臨するポジションとして「コンサルタント」と書かれていたりもします。
 ITに絡むところと、絡まないところでは、「コンサルタント」の定義や位置づけは変わるのでしょうか?
 プログラマはプログラムを書き、システムエンジニアは仕様書を書きます。「コンサルタント」は? 要件定義書? RFP?
 「プログラマ」と「システムエンジニア」は(下請け構造があるにせよ)顧客からみると商流上同じ会社の下に入っていることが多いのに対し、コンサルタントはそうでない場合がままある(というかその方が多い?)ので、それが違いだという説明もあります。
何故そうなるのか。企業のとるアクションを意思決定から遂行に川の様に流れるものとして見た場合、上流の方があいまいでリスクが高い領域であると考えられます。そこで、そこを担当するコンサルタントがより顧客に寄り添ったポジションにいたり、リスクを見込んで高単価であったりというようなことも考えられそうです。また、あいまいさが大きくなればなるほど、ITに絡まないコンサルティングで求められているとの共通点が色々と見えてくるということもあります。
 以上のことから、私は個人的にも「エンジニア(システムエンジニアおよびプログラマ)は最終成果物として動くものを納品するという責任の取り方がある。コンサルタントの仕事にはそれがない」という話をよくしています。

では何を売っているのか

リスクがある領域で勝負しているから単価が高い。というのは、コンサルティングの仕事の性質をある程度反映した説明であると思います。ただこれは、その仕事、働き方を選択する人間の側からの説明であって、顧客が高いお金を払う理由にはなりません。
 果たして我々はどんな価値を提供しているのか。意識高くないコンサルタントとしては、卓越した問題解決能力みたいなことはあまり言いたくありません。恥ずかしいので。では、何を売りとしているのか。私は、第一にお客様のプロジェクトの成功確率を上げる(リスクを低減する)ことだと考えています。
 どのような企業にも通常業務と呼ばれる仕事、収益を上げるための活動があります。ルーチンワークと言っても良いかもしれません。そして、基本的にその作業量はその組織に所属するメンバー全員の稼働の限界に近いところで回っていることがほとんどです。そのため、例えば法律が変わったとか、新しい事業を始めたいが社内に適切な経験をもった人材がいないとか、競合会社の新戦略に対抗する施策を打ちたいとか、っていうことを考えたときに、落ち着いてそれら問題に対応できるだけの人的な余裕がないわけです。(その種のピーク時にあわせた雇用をしてしまうと、通常時に収益性が落ち込むことになります)
 そこで、それらの本来の業務ではない仕事をプロジェクトとして、期限付きの仕事として定義し実行します。このプロジェクトのチームに参画し、その成功確率を上げることがコンサルタントの主要な価値である、というのが私の主張です。

注)もちろんそれだけがコンサルタントの価値であるわけではありません。知識・経験に十分な市場価値があり、それを展開していく形で活躍されている方もたくさんいらっしゃいますし、問題解決力に特化して「考えること」の価値をマネタイズできているプレイヤーもいます。

プロジェクトの成功確率と論理的思考力

通常論理的思考力というのは、問題解決力あたりと関連付けて語られることが多い「能力」だと思います。しかし、実際にはブレイクスルーを起こすために求められる思考であるとか、イノベーションに繋がる発想だとかというものは、それほど純粋に論理的なものではないように思います。(論理と感性のバランスが必要、というような話は右脳左脳と結びつけてあちこちで語られています。右脳左脳の論に非常に強い抵抗を感じることもあり、ここでは詳細は割愛します)
 思いついたことを、他の人にも理解できるように形にしていく過程においてはもちろん論理的な思考が必要とされるでしょうが、突破力のあるアイディアを引き出すまでの過程は必ずしも論理的であるとはいえないでしょう。(そもそも論理的である必要がありません)
 ではなぜ、世の中ではコンサルタントには論理的な思考力が必要とされているのでしょうか?
 論理的な思考とは、同じ前提条件を並べられれば同じ結論を導ける、ということを保証するものだと、私は考えます。プロジェクトワークは、多くの不慣れな、あるいは、不完全な意思決定の積み上げによって行われます。作業を進めていく中で新たな事実が判明し、それまでの作業が無駄になる、ということも珍しくはありません。(それをミニマイズするための仕事の進め方を方法論という形でまとめ、活用することも大事ですが、ゼロにはなりません)
 いわゆる「手戻り」の発生です。その時その時の影響範囲にもよりますが、手戻りが発生したからといって、毎回その時点まですべての作業を巻き戻していては到底スケジュール通りに成果を上げることはできませし、何より、手戻りの発生はメンバーに混乱をもたらします。誰の責任でこの手戻りが発生したのか、という犯人探し(個人的には、そういうのは犯人探しではなくて、魔女裁判の類だと思いますが)が始まってチームが瓦解しかねません。
 だからこそ、各意思決定の時点で、どういう前提条件が見えているのかを把握し、その上で選んだ結論であるということを意識し、記録に残すことが重要になります。後で手戻りが発生するというのは、その前提条件に間違いや不足があったからであり、そこが変化したら結論がどう変わるべきかもクリアに見通せるようになります。こまめにセーブをすると被害が大きくなりづらい、ということですね。
 この、細かい意思決定の積み上げ時の前提条件の確認・把握と、その記録というのは、あまり華々しい前向きの仕事ではありません。インタビュー時に会議の勢いを削ぐかもしれないような細かい質問をし、確認を求め、議事録などの文書に残し、関係者の意識から漏れないように注意を払う、というような地味な作業によって成り立ちます。こうしたセーフティネット的な作業をどれだけ、勢いを殺さずに実施できるか、必要十分なレベルをキープできるか、というのはプロジェクト慣れと同時に、前提条件と結論の論理的な関係を見失わない能力がダイレクトに求められる領域なわけです。
 だからこそ、コンサルタントには論理的思考力が求められる。これが、意識の低いコンサルタントが論理的思考力を馬鹿にできない理由です。

 本当はソースコード管理と継続的インテグレーションみたいな話と結び付けたいところなんですが、ちょっと話が散らかってしまったので、続きはまた今度。(本当にこんなことばかり書いている)

Consulting

(文責 石井昭紀)

2015年9月11日金曜日

EFSSという用語がどこまで浸透しているかは別として

CMSWiREにEnterprise File Sharing: Good Intentions, Bad Executionという記事が載っていました。直訳すると「エンタープライズファイル共有。意図は良いが、実行は悪い」というタイトルになるでしょうか。

EFSSって?

Enterprise File Sync & Shareの略です。エンタープライズ ファイル共有と同期。我々文書管理を専門とする人間にとってはここ数年頻繁に目にするようになったキーワードですが、一般にはそこまで普及していないのではないかと思います。
要するに業務で使えるDropboxみたいなツール全般のことなんですが、例によってくどく説明したいと思います。
まず、本題に入る前に「エンタープライズ」という用語について確認したいと思います。もともとはざっくりと大企業向けと解釈しておけば間違いのない言い回しでしたが、実際にはいくつかのニュアンスが混在したものになってきていると思います。
  • 規模が大きい(データ量や処理能力など機械的な意味で)
  • 高い可用性が求められる
  • 業務用である
  • IT部門によってコントロールされる
「高価格」であるとか、日本的SIerの飯の種であるとか、スーツ族の世界であるとかっていう表現も可能かもしれません。
今回の議論とは直接関係ありませんが、もう一つ、ERPやECMの世界では重要な視点があります。
  • 中央集権的に全社統一で利用される
もちろんここにあげたものはお互いに結びついているコンセプトですが、最後の観点については、Enterprise-wide(全社スコープ)での導入か、Department(部門単位)での導入か、というのが対比で語られる、というのが特徴的であると思います。
話をEFSSに戻します。これは最近できた言葉なので、そこでいうEnterpriseも最近強調されている語感を意識して捉えるべきです。つまり、ここでいうEnterpriseの対義語はDepartmentではなくConsumerであるということになります。

Enterprise vs Consumer

数年前から日本ではSIerのキャリアパスへの不安感やWeb上のサービスを行ってるベンチャーの急成長もあって、Webネイティブな技術を牽引しているエンジニアとSIerの多重下請け構造に属しているエンジニアの間の断絶が度々問題になってきました。Web系、という言い方は業務系のシステムも世代はともかくとして同じようなWeb関連の技術を利用することが多くなってきているため、あまり通りが良くないということもあり、横文字を多用する文化圏ではConsumerizationなんていう言い回しも盛んに使われていました。
それまでは、業務向けに開発され磨かれてきた技術が徐々にコモデティ化する中で一般消費者向けにも利用できるようになるというダウンサイジング的な技術の伝播が基本だったのに対し、一般消費者向けに開発された技術の方が業務向けで使われている技術よりも先行しだしている、という状況を説明する用語でした。
Dropboxなどもその典型になります。今ではEnterprise向けのサービスも展開されていますが、基本的には個人利用をベースとして構築され成長してきたサービスです。
冒頭でリンクを貼った記事では、企業のためのEFSSと、現状利用されているファイル共有サービス(Dropbox、OneDrive、Googleドライブなど)を比較するため、後者をCFSS、 Consumer-level File Sync & Shareと位置づけています。EnterpriseとConsumerを対比させているわけですね。
面白いのは、「電子メールにファイルを添付して共有」などの技術的にはさらに古い世代のものも彼ら(?)にとって「あるべき姿」であるEFSSとの対比の意味でCFSSに含まれている、という点ですね。
このBlogでも米国のカンファレンスでDropbox問題という言い回しが一般化していた、というようなエピソードをご紹介させて頂いたことがありましたが、単に黒船が来て場当たり的に反応しているのではなく(多分に見栄が含まれていると思いますが)「もっと大きな視野で解決すべき課題を捉え、それが解決できるソリューションとそうでないものを峻別しているのである」という姿勢には敬意を払いたいと思います。

なぜEFSSが必要なのか

なんとなく想像がついてしまうこと以上の視点はとくにないのですが、(いくら日本が立ち後れていると言われていても)企業内の情報はどんどんディジタル化しています。ディジタル化するということは、余程気を付けない限り、利便性やコストメリットと共に以下の特性を抱え込むということでもあります。
  • すごい勢いで増える
  • 簡単にコピーされる
  • 簡単に消せる
要するに散らかりやすく、漏れやすいということです。これはクラウドだからとかモバイルだからとかいう以前の問題です。(もちろんそういう要素が加速する面もありますが)
従来であればECMリポジトリが、この問題に対する一つの解だったわけです。しかし、ディジタル化の波は取り扱うデータの範囲をどんどん広げていますし、社外とのディジタルデータでのやり取りも増える一方であるため、社内に抱え込んだリポジトリだけでは追いつかなくなってきている。そこにさらにDropboxのようなCFSSがシャドーIT(会社のコントロール下にないIT技術利用)的に利用されはじめてしまっているわけです。
同期ツールの利便性は高く、使い勝手の悪い仕組みの利用を強制させるのは困難です。そのため、使い勝手として同等な、しかし安全な仕組みを企業側から改めて提供していく必要がある、というのがEFSSが必要とされる理由になります。

宣伝!!

弊社では、一定の安全性が担保されている社内ECMリポジトリに対して自動同期アクセスをかけることができるデスクトップツールCmisSyncを開発しています。オープンソースモデルで開発を進めており、単純に同期をするだけであれば無償でお使い頂けます。管理機能を高めたBusiness版もご用意しています。そもそも社内にECMリポジトリなんか持っていないよ、という場合は、シンプルなECMリポジトリであるNemakiwareもご提供していますし、そろそろ10年近い付き合いになるAlfrescoの導入支援やCommunity版への独自サポートプログラムなどもあります。お気軽にお声がけください。
Imgres (文責 Ishii Akinori IT-Coordinator)

2015年9月7日月曜日

浜名湖フォーラムに行ってきました

コンサルティングファーム時代の先輩からChromebookを譲って頂いたので、今日はMarsEditではなくBloggerの標準UIで投稿してみようかと思います。

IT経営会議 浜名湖フォーラム2015 に行ってきました。これで3回目の出席になります。

ECMもEIPもBPMも、一般にはアプリケーションとして扱われているにもかかわらず、特定の業務だけをスコープにIT投資を考える場合にはなかなかメリットが訴求できない基盤/プラットフォーム/ミドルウェア的な技術です。これらの技術がもたらす利点を以下に投資企画策定時に理解し取り込んでもらうか、という検討をしている中でIT投資マネジメントを研究されている方々の取り組みを知り、ほぼ飛び入りに近い形でカリアックにお邪魔したのがきっかけでした。(IT資産価値研究会にもそこからのご縁で参加させて頂くことになりました)

自分の発表について

さて、今年は色々と忙しく、昨年以上に発表の準備に時間をかけることができませんでした。昨年はシステムダイナミクスを使って、疎結合により柔軟性を担保した仕組みの方がモノリシックな仕組みよりも、たとえ初期費用で上回っていても中長期的にはメリットが出る、というお話をさせて頂きました。(厳密には、メリットが出る時の条件を検討する枠組みだけ作った感じでしたけど)

今年はその延長で、クラウドとオンプレミスを比較し従量制と定額制の組み合わせの最適値をさぐるようなお話を考えていたのですが、思った以上に要素の数が大きく、なぜそれを考えたいのか、という説明だけして撤退、というありさまでした。

ここでも簡単に説明させて頂くと、

  • クラウドとオンプレミスは課金モデル以外にも違いが大きすぎて、現在一般に行われているTCOの比較は誠実な検討とは言えないのではないか
  • クラウドによりスモールスタートを「スタート」しやすくなったが、適用ユーザを広げるとリニアにコストアップになるので結局「スケール」しづらくなってはいないか
というようなことを考えています。

イージフではこれまで一貫してロックインされないことを重視し、オープンソース製品の紹介を進めて来ました。私はその経緯もあって、柔軟性とは「将来における選択肢の幅を狭めないこと」であると考えています。今年の発表ではそのあたりのバイアスをうまく整理しきれず、研究会のリーダーである向さんから、クラウドの柔軟性と言われれば聞き手はスケーラビリティのことだと思うよね、という至極順当なご指摘を頂きました。まったくその通りなので、忘れずに反映しないと・・・

(あと発表内容が難解すぎるので飲み会で語ったIngressとモチベーションの話の方をテーマにしてくれれば良かった、というお言葉を数度頂きました)

他の方の発表について

今年も多岐に渡る発表がありました。どこまでこうした場でご紹介していいのかわからないので簡単にキーワードとそれらについての雑感だけ、メモとして残しておきたいと思います。
  • デザイン思考 ……アイディアの出し方そのものをサービスのネタにすることの難しさや面白さについて、具体的なシーンを元にしたお話を多数聞けたのが有意義だった。
  • IoT  ……CPS(サイバーフィジカルシステム)という表現から迫ったほうが穏当? EDIの置き換え文脈もここに含まれるというのが面白かった。FAXの代替は電子メールではなくECモジュールかも、など
  • 地域支援  ……コアとなる中堅・中小企業の支援。新しく白書もでた小規模企業の支援。国などからの制度設計の視点ではROIを意識せざるを得ないが、現場は「個」の特徴に注目せざるを得ないし、成功事例はその個性を意識したところにしかない
他には、栗山先生の一連の研究にあるプロジェクト成功可否に大きな影響を与える要素としての「経営者」というお話が、改めて非常に示唆に富んだものだと思いました。IT資産価値研究会も単なる財務的な評価ではなく、意思決定に資するようなより実質的な評価を模索しているわけですが、そこには客観的な確からしさが担保される指標だけでは不十分である、という葛藤が常にあるように思います。プロジェクトの成功要因として「経営者のコミットメント」を挙げるのは、お手軽だし正しい。しかし、ワイルドカード過ぎて空虚な話になり勝ちなわけで、そこを掘り下げていくというお仕事の過程をお聞きして、どこか似たような葛藤を抱えておられるような印象を受けました。いわゆるアートとサイエンスの狭間にはありがちな話なのかもしれませんが、なんとか次の締め切りまでには自分の方も何か形にしたいものだと思います。

文責 Ishii Akinori IT-Coordinator

2015年8月27日木曜日

ECMの過去・現在・未来

毎度のご挨拶と化していますが、ご無沙汰しております。

AIIMが「ECMの次」をあからさまに模索している中、改めてECM業界に寄せられる期待について、この15年で感じた変化についてまとめたいと思います。

ECMってなんだっけ?

ECM(JIIMAの訳語では統合文書情報マネジメント)とは、企業の文書情報管理の基盤を中央集権的に持ち各業務システムと連動させることで、一貫したポリシーに基づいた文書情報の管理を実現するコンセプトであり手法を意味します。これはかつて流行したIT業界3文字略語の特徴をそのまま備えた用語なので、ERPがそうであるように、手法・コンセプトを意味すると同時に、ツールとしてのパッケージソフトウェアを呼ぶ名前にもなっています。

過去

ソフトウェアとしてのECMは、技術的には3つの構成要素から成り立っています。(元々は2つでしたが、今では3つ目もほぼ必須と考えて良いでしょう)

  1. 文書ファイルを保管するファイルシステム(ストレージ)
  2. 文書のメタデータ(属性情報)を保管するデータベース
  3. 全文検索インデックス

の3つです。

「文書の本体と、その文書に関する付加情報(メタ・データ)を峻別しつつ一貫した管理ができること」という目的に即した構造です。紙文書のファイリングの文化を継承し、正しく分類整理することも重視されました。したがって、当時重視されていた機能は以下の様なものでした。

  • 階層化された整理構造に綺麗に文書を格納できること
  • 事前に明確に定義属性情報を一律に関連文書に割り付けること
  • 入力された属性情報に基づき素早く文書を見つけられること(後に全文検索も)
  • 各文書の最新版を明確化するための履歴管理と編集ロックができること

他にもそれまではサインや印鑑で担保されていた文書情報の確からしさを担保するためのワークフロー機能や、ユーザの行動履歴を保管する監査証跡などの機能もありましたが、それぞれにトレードオフがあり、すべてのユーザが利用するというところには至りませんでした。

現在

主にWebの世界が牽引したその後の情報システムの発展を受け、ECMのコアバリューも変化してきています。今、文書情報のより良い管理手法というものを考える時、紙文書のファイリングを踏襲したものとは異なる視点が導入されました。今、ECMに期待されている機能は以下の様なものです。

  • 文書と文書の関連性を保持すること
  • 後から定義された属性項目や任意のタグなどの動的なメタデータを文書に貼り付けられること
  • 他のユーザのアクティビティを把握できること
  • クラウドに文書を配置しデバイスを問わずアクセスできること

関連性

文書同士の関連付け情報はAlfrescoで言えばアソシエーション機能、いわゆるリレーションのことで、関連情報の使い方が業務毎にブレ幅が大きいため、以前はそれほど利用されていませんでした。しかし、例えば別々の組織・プロセスが主管している製造図面と施工図面を関連付けることで、メンテナンス時の障害から製品側へフィードバックを返すなどのフォロー業務の漏れをなくすことができたり、設計標準と設計図面を結びつけることで標準を更新したタイミングで影響を受ける図面を洗い出したり、ということができるようになります。

ECM製品は標準UIを持ち、そのままインストールしても文書の保管や版管理、アクセス権管理などのメリットを享受できる作りになっていますが、やはり他の業務システムの共通バックエンドとして利用されることでよりその効果が高まります。関連情報はまさに組織や業務を横断したトレーサビリティを実現する機能であり、その効能が理解されるようになるまでに少し時間がかかったということかもしれません。

動的なメタデータ

アスペクトやミックスインなどと呼ばれる、後付けの属性定義を実現する機能は比較的後発のものです。やはり、初期のECM製品はRDBMSへのマッピングが単純だったこともあり、(もちろん、業務ニーズが比較的固定的だったこともありますが)、こうした機能は提供されていませんでした。後付けが可能ということは、文書の分類(文書型定義)とは別に個別の文書に対して貼り付けることが可能ということでもあります。

しかしこの機能は、変化する業務要件に対して追随するための型定義を行っていくということなので、実務上はやはりハードルが高かったと言えそうです。かわりに、最近よく活用されているのが、タグ付けの機能です。

元々、伝統的な文書管理の慣習にのっとって綺麗な階層構造を持たせなくても検索機能さえ十全に備えられていれば管理精度は落ちない、という考え方が少しずつ市民権を得てきていたという経緯もあります。その上で、タグ付けによる情報整理の効能をyoutubeなどのコンシューマ向けのWebサイトで各ユーザが学習してきているので、アスペクトやミックスインのような学習障壁の問題がなく、実際によく活用されている機能と言えそうです。

弊社ではこれらの点も踏まえてNoSQLベースのECMを開発しました!!(宣伝)

アクティビティ

監査証跡はとにかくログを残しておいて有事の際に証拠や手がかりとして使おうというものでした。使うかどうかもわからない情報の記録に毎回コンピュータリソースを消費し、ストレージも占有するということもあって、よく吟味した上で適応を見送る、というケースも散見されました。

各製品のWeb化が完了した後の世代になるとWriteイベントは補足するがReadに関してはWebサーバのアクセスログで代替する、なんていうケースもありました。

SNSの台頭と、タイムラインビューの一般化を受けて、自分や同僚の直近の活動履歴を表示共有することのコラボレーション上のメリットが注目され、現在では監査証跡よりもこちらにより強い関心を持たれてるという印象です。(もちろん業務領域によっては監査証跡の方が有効であるケースはあります)

クラウド(とモバイル)

数年前まではECMベンダ各社ともクラウドは重要なトレンドだがECMへの適用は後回しになるだろう、と主張していました。現在では、クラウドに乗せるべきものは積極的に乗せてそのメリットを享受しよう、という主張が一般的です。

Dropboxライクな環境を業務システムの世界に導入するための、EFSSなんていうキーワードも出てきています。

ただ、やはりあくまでハイブリッド、使い分け、というのがECM業界全体のスタンスということではありそうです。すべてがクラウドに乗るわけではない、と。

弊社ではオンプレミスリポジトリに対してもファイル同期を行える製品をご提供しています(宣伝)

そして、未来

将来についても幾つか考えていることがあります。整理しきれていませんが、簡単に頭出しだけ。

まず、ソーシャル系の機能、例えばいいね!ボタンなどは現在の製品にも搭載されていて場所によっては使われています。しかし、その本格的な活用はまだこれからだと思います。

次に、アナリティクス系の機能、これも現在進行形の商談のスコープに入ってきているという認識ですが、やはりまだまだ発展途上だと考えます。ログや全文検索インデックスへの解析には一定の成果がありますが、機械の主張・助言を業務上どのレベルの「確からしさ」があると判断するのか、というハードな問題をこれから段階的に解いていく、というのが事の本丸ではないかと考えています。

次に、ソーシャルグラフとアグリゲーション。友達の友達まで開示、などという権限モデルは現在の通常の業務システムにはないものですが、「なんでも完全公開というのはナンセンスだが、なるべく共有は進めたい」という考え方はそれなりに一般的なものであるので、一定のニーズがあるのではないかと思います。さらに、アクティビティやここのコンテンツについても、自分以外のメンバーに「読んでもらう」「気がついてもらう」ということに意識的な仕組み作りの必要性もあるのではないかと考えます。詳細はまた機会があれば!

最後に、プルリクエスト。少し前に就労規則をGithubで公開、さっそくプルリクも! というニュースがありました。文書に関してもプルリクエストベースのコラボレーションの効能というのは間違いなくあると思います。問題は、差分ベースのコンテンツ管理というのは、ECMの基本思想とある意味で正面からぶつかるということですね。ECMは、広く多様な業務にかかわるコンテンツを抱え込むために文書本体には手出しをせず外側に管理情報を付加するという手法を採用してきました。対立するコンセプトとしては例えばXMLデータベースなどではタグ単位での差し替えなどが可能でしたし、ソースコード管理システムを下敷きにした差分管理に特化したソリューションなどもありましたが、これまでのところECM以上の成功を収めてはいません。もしかしたら単に早すぎただけかもしれませんし、中央集権的なリポジトリを実現するためにはやはり「中身」に入り込むと破綻するのが世の真理なのかもしれません。しかしながら、差分情報を複数のユーザが取り交わせるという業務スタイルの強力さは、人を引きつけるものがあると思います。これも深掘りすると長くなるので、詳細はまたということで・・・

(文責 Ishii Akinori IT-Coordinator)

ECMGlyph

2015年7月6日月曜日

コンサルティング研修に参加できなかったので...

コンサルティング合宿に引き続き、日帰りのコンサルティング研修をやりました! という報告記事を書きたかったのですが、土曜参観とバッティングして参加できませんでした。(休日出勤イベントに役員不参加のブラック感、いやもちろん代休は出ると思いますけど…)

準備の様子を遠くの方からチラ見している中で、自分の中でのコンサルティングサービスのメンバーに対する期待事項みたいなものが見えてきた気がするので、ここにメモを残したいと思います。

私自身が社会人生活をコンサルタントとしてスタートさせたのが15年くらい前のことになります。正直言って自分自身の成長の実感というのはほとんどなく(今できることは中学生ぐらいの頃から全てできた気がする、と周囲にはよく言っています)、その意味ではうまいロールモデルなんか示せそうにないのですが、落ち着いて考えればさすがに幾つかはこの仕事をしてなければ気がつかなかったであろうこと、身につかなかったであろうこと、があるんだなと改めて気がつきました。

ということで、自社メンバーに一般常識として身につけておいて欲しいと思っているものを幾つか並べたいと思います。

WBS

プロジェクトマネジメントの基本ですね。我々新卒でコンサルティングファームに入社したような「自分自身の知識経験がそのまま売り物になるわけではない」コンサルタントというのは(逆に売り物にできる人達をグレイヘアードコンサルタントと呼ぶ、と新人の頃に習いましたが、その後その単語を目にしたことは一度もない気がします)、プロジェクト型のワークスタイルに習熟している、ということが第一の価値であると思います。

そのプロジェクトの基本となるのがWBSで、これが自分で作って、その製作意図をちゃんと説明できるかどうか、というのは仕事を任せてもらう上で非常に大きなポイントになってくるはずです。

時間管理のマトリクス

『7つの習慣』が出典らしい、と聞きますが多分未読なので(読んだような気もするんですが)、細かいところはわかりません。仕事を、「緊急度」「重要度」の2軸で分類しよう! って奴ですね。で、重要でないけど緊急な仕事ばっかりやって、仕事をしている気になってしまうのが一番危ないよ、と。ナレッジワーカーの生産性、なんていうテーマのお仕事も多いので、提案や顧客とのディスカッションでもよくでてくる概念です。

仕事上での立ち場によって見え方が違うツールかもしれませんが、自分の仕事の「重要度」がどのようにして決まるのか、という点で上位者の視点が織り混ざってくる、のが面白いところだと思います。

細かいTIPSとしては、緊急度ドリブンで仕事をしている現場の人に対するリスペクトを忘れないようにしたいですね。

GTD

Getting Things Doneです。仕事術的なものとしてはもはや常識の類いな気もするのですが、意外に周囲にも細かい出自等は知らない、という人が多かったので、念のためにWikipediaへのリンクをはっておきます。

要するにToDoリストを使いこなせるようになるための条件が現代的な形で整理されている、ということなんだと思っています。もの凄く乱暴な説明をすると、紙の手帳でもスマホでもWeb上のサービスでもなんでもいいから、すべての作業が登録されているという「信頼できるシステム」を1つ持てば、ToDoリストを頭から追い出すことができる。そのメリットは非常に大きい、と。

個人的にはMailboxにすべての仕事を集約する運用をしています。私にとっての「信頼できるシステム」はGmailインボックスっていうことですね。同名のGmailにそれこそ同様のアプリがありますが、今のところDropboxに買収されたこっちの方のツールを使っています。(自分自身起点のタスクは自分へのメール送信で起票という前世紀的なライフハックでもあります…)

ただ、この運用が成り立っているのは、今現在の私がぐるっと回って個人で完結できる仕事ばかりになってきてるから、に他ならないと思います。他人に依頼した仕事の顛末のトラッキングが重要なポジションである場合は、ちょっと最適なツールであるとは言い難い気がします。

結び

3つ並べたもの全てが、仕事に対する上での「立ち場」に依存するというか、それを意識するきっかけになったり、そうすることでよりちゃんと使いこなせるようになる、という性質を持っているのが面白いかな、と個人的には思いました。(ま、大抵のツールはそんなものかもしれないですけど)

ということで、次はBPMこそ組織のためのGTDであるみたいな話を...

(文責 Ishii Akinori IT-Coordinator)

2015年6月16日火曜日

今年も超交流会に行ってきました

NewImage

ということで、前回予告した通り、京大情報学同窓会 超交流会に行ってきました。

予想を上回る大盛況

最初から最後まで話を聞いてくれたのは、2人かな。それでも歴代最少にはなってないらしいです。恐ろしいイベントだ…

旧交を温めることもできたし、仕事上でもストレートに参考になる話も聞けたので、もちろん行って良かったですけどね!

印象に残った話

と言ってもこういう所に書いてよいものかどうか悩ましいのも結構ありました。

佐賀県の救急車にiPadを載せた話の詳細パワーアップ版の裏に垣間見えた、アイドル研究会の矜恃とロマサガ世代の拘り(こちらはプレゼン以外のところで聞いた話ですけど)は熱かった。この話はあちこちで吹聴したい。

もう1つは、「闘争」としてのサービスの山内先生の講演。

サービスは高級になるほど、笑顔、情報量、迅速さ、親しみやすさなどの所謂「サービス」は減少します。これらの「サービス」はサービスの本来の価値を低下させます。

寿司屋での客の緊張感などを、定量的に分析していった話が本当に面白かった。この闘争の構造に対する感度には個人差があるよな、っていうのが店員恐怖症患者としての反射的な感想だったけど、お仕事的にはこの議論がSIやコンサルなどの「サービス」に関する組織的購買活動に対して当てはめるとどうなるのか、がもの凄く気になるところ。

でも、すきやばし次郎のエピソードで始まって、「(お造りを)切りますか?」に対して「はい」はWrong Answerで、何を出して欲しいかちゃんと答えないといけない、その時点で不慣れな客と見なされる、、、なんて説明が入ると、ニンニクいれますか?という呪文だけが脳内を駆け巡ってしまいますよね。

突っ込み待ちかと思いながらも、耐えきれずについ質問して確認しちゃいましたけど、確かにラーメン二郎の話はよくこのテーマを聞いた人からは言われるらしいです。が、二郎プロトコルに対してそこまで明確な意図があったわけでもないそうです。

(文責 Ishii Akinori IT-Coordinator)

2015年6月3日水曜日

セミナー続き

JIIMAセミナー2015 クラウド・ビッグデータ時代の文書情報マネジメント~加速する紙から電子の社会~: "AIIMカンファレンス視察で捉えた米国ECM業界の最新動向と方向性"

またまた、間が開いてしまいました。5月はまるまるお休みだった格好ですね。

↑のリンクにある通り、先日JIIMAセミナーでAIIMカンファレンスについての報告をしてきました。月刊IMへのレポート提出も済んだのでようやく一段落と言ったところです。(ちょっとペースがのんびりしすぎてる気もしますが)

今月は、本日自社で開催するミニセミナーに加えて、京大情報学同窓会超交流会もあるので、なにやらセミナー続きという印象です。喋ること自体は嫌いではないのですが、人前となると緊張してしまうので、講師仕事は全く得意ではありません。上手な人達に聞くと、とにかく練習・リハーサルが大事ということらしいんですが、そういう事前の準備をしっかり積み上げていく、という行為自体が、人前で話すことよりももっと苦手なので、どうしようもありません。

派手なところに地味な話をしに行きます

というわけで、超交流会に対する意気込みなのですが、私の講演タイトルは「領収書が『PDF保存』で良くなるゾ! (仮)」です。先輩に(押し)つけて頂いたものに何の反応も返せぬまま今日に至ってしまったため、(仮)すら取れていません。地味なテーマに勢いだけ乗っけて頂いていますが、他の講演プログラムにIoTだとかグローバルスタートアップだとか「未踏」経験者だとか、見目麗しい感じのキーワードが並んでいるのに比べると恐ろしく地味です。本当に聞きに来てくれる人はいるのでしょうか?

(本当に正直なことを言うと、私は同じ時間に設定されている講演を聴きに行きたいです。2つあってどっちも魅力的)

話す内容はこれから考えますが...

e-文書法関連の税務関係書類スキャナ保存の要件緩和、というJIIMAとしても今最も熱い話題を中心に話をすることはタイトルがこうなっている以上間違いありませんが、果たして超交流会に来るような人にとって興味がある話題かというと、なかなか難しい気もします。(あえて、魅力的な他の2つに行かずにこちらに来るという意味では、それはそれでありな気もしますが)

前回の超交流会では、B2BのITビジネスについてのパネルディスカッションに参加させてもらい、その後も色々とフィードバックをもらって勉強になったので、もう少しそちらの方面の話を膨らませたいという気持ちもあります。

昨今では食傷気味の話題である日本のSIer中心のIT業界の構造、ガラパゴス云々のテーマとも近くなりますが、スキャナや文書管理の業界から見ることによって際立つ日本市場の特徴というのもあるので、そのあたりを具体的に紹介できれば、なんてことを考えています。

ということで、当日お会いできる方、よろしくお願いします。(こっちに来てね、とは申しません。あくまで)

(文責 Ishii Akinori IT-Coordinator)

2015年4月8日水曜日

AIIM Conference 2015 今年も行ってきました

AIIM Conference 2015 - About the Event: "Digital Transformation: Embrace the Chaos"

(Via aiim.)

また、かなり間があいてしまいました。その上、カンファレンス出席からも結構な時間が…

恒例の定点観測に

JIIMAのECM委員会からの派遣という形で、今回も米国はAIIMのイベントに行って参りました。今回で3回目です。(今回からは立ち場が委員長なので、自分を派遣するっていうのが、ちょっと微妙な気もしないでもなかったのですが、年度末の忙しい時期に身体を空けられるという点でご理解を得ました)

今回の会場はサンディエゴです。過去2回が、ニューオリンズとオーランドでしたし、次回もニューオリンズらしいので、この手のカンファレンスの会場としてはある種の定番ということなのかもしれません。暖かい、良いところでした。

カンファレンスの全体については、今では電子配信されている月刊IMにそのうちレポートが載る予定ですので、特に気になったところだけご紹介できればと思います。

ECMは斜陽産業か?

過去参加した2回では、記録管理は死んだ記録管理という実験は失敗に終わった、なんていう煽りを含んだプレゼンがありました。今回も、ECM悲観論に対するカウンターの様な発表で面白いものがありました。ECM Is Not Doomed for Failure、リンク先資料の15ページ目「『ECMの死』の歴史」、です。

今まで3回、ECMの終わりを告げるがあった、と。

最初の波はSharePoint

高額な伝統的ECM製品群に比べて桁が違う価格帯の製品で、しかも当初は「簡単」という触れ込みでした。確かに、データベースやアプリケーションサーバの設定をそれぞれ行った上に高可用性を実現するミドルウェアやユーティリティの設定まで行わないとインストールすらままならない、いかにも手間がかかりそうな製品と、Microsoftとの間に適切な契約さえあればウィザードにチェックをつけるだけで導入できそうに見えるSharePointの比較において、比較的「簡単」であるということに嘘はありません。管理者に求める人物像やその所属組織などを勘案すると、このメリットは今でもなくなってはいないと思われます。

しかし、ECM導入の難しさは何も技術面、それもインストール時のそれだけではないので、SharePointが安価で簡単に手に入るようになったからと言って、ECM製品の存在意義がぐらつくようなことは結果としてはほぼ起きなかった、と言えそうです。

(このテーマについては、AIIMが積極的に「ECMとしてのSharePoint」という議論をリードしていった経緯であるとか、日本において文書管理系の利用があまり進んでいないように見えることなど、論点はまだまだ色々ありそうですが、ここでは割愛します)

次の波はソーシャル!

AIIMなどの情報源にあたっていると、ECMの利用方法としてコンプライアンス対応や統制(コントロール)方面の「堅い」利用法と、コラボレーションやエンゲージメントなんていう生産性向上や情報共有などの「柔らかい」利用法の2つが併記されることが多いように思います。また、元々は堅い基盤だったもの土台として、柔らかい方へ手を伸ばしていった格好である、という点も業界の人にはある程度共有されている見方だと思います。

まず、堅い要件なども安定し、説明責任も果たしやすい適応領域があり、エンタープライズワイドにコンテンツ管理を一本化するという理念を追求したり、適用範囲を広げてビジネスを拡大するために、その後の展開があった、と。(ソフトウェアビジネスとしてのECM業界の変遷を眺めた場合のことを言っています)

折角入れたシステムも使われないと意味が無く、堅い仕組みは面倒くさいので余程のモチベーションか強制力がないとなかなか使ってもらえない。だからこそECM業界ではAdoption、利用・受入の推進が常に問題となっていました。

ソーシャル系の技術はまさにそこに対する回答であると同時に、システムアーキテクチャ自体が堅い要件前提で中央集権的に作られた伝統的ECM製品のそれを否定する可能性があるものでした。その点で、ソーシャルソフトウェアがECMの死を呼ぶ、という話には一定の説得力があったのですが、YammerにしてもJive!にしても現時点ではそれほどの影響力を発揮するポジションには着かなかった、ように思います。

今はクラウド、ファイル同期の時代

前回のAIIMカンファレンスでも度々話題になったDropbox問題です。エンタープライズ系でもDropboxが優勢というニュースが流れたり、box社の展示面でのプレゼンスが落ちて、ECMベンダのEFSS エンタープライズ・ファイル・シンク・アンド・シェア ソリューションが出揃ったり、という変動もありましたが、やはり今アメリカのレコードマネージャや文書管理系ソリューションのプロバイダが最も気にしているテーマはこれだろうと思います。

プライバシーやコントロールの問題ももちろんありますが、利用推進という意味で強力なソリューションであることは間違いありませんし、ECMの様な(社内)中央的な考え方とスタート地点ではかなり距離を持っているということが逆に「社外とのコラボレーション」という積年の問題の解答たり得ることの期待感に繋がっているという印象もあります。

そういう意味ではECMリポジトリそのもののクラウドオファリングよりも、EFSSの方がより喫緊のテーマとして扱われている印象でした。(単なるクラウドデプロイメントは今更話題たり得ない、という気もしますが、やはりECM業界は製薬金融をはじめ法的要件がややこしいところも多いので、それほど単純ではないはずなので)

(この件に関してはもちろんCmisSyncとの関係を語りたいところですが、長くなりすぎたのでやはり割愛します)

そしてアナリティクス

AIIMは基本的にはミーハーというか、新しいもの好きな傾向があると思うのですが、それにしてもインサイトであるとかアナリティクスというキーワードの台頭ぶりは印象的でした。

情報カオスに対する統制、対応策として、技術面からできることを考えていくと、自然言語処理や機械学習などの領域との接近がもっとも自然である、ということだと思います。

現行のオファリングとしてはやはりIBMのバンドル商法(?)がコンセプトの完全性という意味では先行している印象ですが、今後蓄積する情報とそれを分析するための手法ツールの進歩のスピードを考えるとそのアドバンテージは現時点ではなかなか決定的なレベルにまでは到達しえないのではないかと思います。

アナリティクスは、そこから引き出した結果を行動に結びつけなければ意味が無いわけで、文書管理領域におけるそのルールメイキングというのは、中々タフな議論を要求するものであるに違いありません。そういう意味では、素直に今後数年の展開が愉しみである、と思える視察だったと言えそうです。

(文責 Ishii Akinori IT-Coordinator)

2015年3月4日水曜日

ECMサミット、やりました!

JIIMA ECM委員長としてのお仕事のご報告です。

先日、2月25日に恒例の第11回となるECMサミットを開催しました。今回は、OnBaseのHyland Softwareさん、LivelinkのOPENTEXTさんという専業ベンダ2社、IBMさんとOracleさんのビッグベンダ2社、にご参画頂きました。

そもそもECMサミットって?

公益社団法人 日本画像情報マネジメント協会(JIIMA)のナレッジ系委員会であるECM委員会が主催する、セミナーイベントです。競合関係にある主要ECMベンダが呉越同舟的に同じテーマに沿ってプレゼンをするという特徴を持っています。概ね年に2回ほど実施しています。今回のような冬開催枠では例年キヤノンマーケティングジャパン様から会場をお借りしています。(もう一方はJIIMA最大のイベントであるe-ドキュメントJAPANにあわせて開催しています)

今回のテーマは?

11回目ともなると恒例行事です。今回は、これまでのECMサミットのテーマの遍歴とアンケート集計結果などを参考に、少し変化球的なテーマを設定しました。~主要ベンダー、インテグレータが振り返る成功事例~ECM導入プロジェクトの落とし穴です。このテーマには3つの狙いがありました。

  • 事例紹介がもっとも集客力のあるコンテンツである
  • 泥臭い具体的な話を聞きたいというニーズに対してプロジェクトの立ち場から応えることができるかもしれない
  • プロジェクトの担い手であるインテグレータの視線から語ることで参加ECMベンダに対して立体感のある描写ができるかもしれない

セミナーイベントをやるからにはたくさんの人に聞いて欲しいですし、我々は「普及啓発」をミッションとする委員会ですので、その趣旨においても集客力は重要なポイントです。とはいえ、呉越同舟的なイベントという特殊性のこともあり、ベンダ各社の発表の負担を大きくすることも避けたいところです。どうしても営業・マーケティング部門を通じてご相談させて頂くため、製品のメリットを解説する講演になりがちで、実際そうした指摘も度々なされてきました。(これは我々が技術を軸に集まっている集団であって特定の業種のお客様を集客する器ではない、という点からくる面ももちろんあります)

今回は、各社のパートナに客観的になぜその製品・会社をパートナに選んだのか、なんていうスタンスで語ってもらうことで、このあたりのハードルを少しでも躱していきたいと考えました。また、事前の説明無く当日各コマの前に「他社との違いを一言で説明して下さい」というリクエストを入れることで、串刺しできる視点を持ち込むという試みにも(勝手に)チャレンジさせてもらいました。

どんな講演があった?

いくつかの資料はECMポータルからダウンロード可能になるので、そちらを見て頂くのが良いかと思います。各社、事例の具体性も、発表の分担の仕方も、成功要因と考えている部分やその表現の仕方も、それぞれに異なっていました。ただ、あえていうのであれば、やはり専業ベンダとビッグベンダの間の違いが大きいという印象を私は持ちました。

講演のタイトルは、専業ベンダ2社のものが「業務は現場で起きている」「ECM実践例とプロジェクト成功のための勘所」という非常に抽象的なものである一方で、ビッグベンダ2社は「いよいよ公開!保険会社における先進ケース管理」「国内グローバル製造業が実現した販促物の配信と効率的なマスター管理」というかなり具体的なものを掲げていました。

このあたり、ECM(OPENTEXTさんはそれを拡張したEIMのコンセプトを打ち出していますが)を専門としているか、自社ソリューションラインナップのあくまで一部分として捉えているか、という違いがよくでていたと思います。

しかし、専業ベンダ2社の発表内容が抽象的だったかというと、もちろんそんなことはありませんでした。専業ベンダとしての蓄積と自信から抽出された言葉というのは、結果として抽象的な表現になるんだな、という感想を持ちました。Hyland SoftwareさんとパートナPFUさんの発表は、(紙からの)電子化文書についての多数の経験からでてきた具体的な「検討漏れ」のお話でしたし、OPENTEXTさんとパートナであるキヤノンマーケティングジャパンさんの発表は短期間では実現不可能な統合管理のメリットをいかに具体的に道筋をつけて実現していくのか、という示唆に富んだものでした。

対する2社の発表は、まさに満を持した形で発表された先進ケース管理(動的ケース管理、アダプティブケースマネジメントなどとも呼ばれます)の国内事例と、誠実にメタデータ設計を考えるときに常に問題となるマスター管理という、いわば玄人好みなテーマでした。さらに、Oracleさんの発表の実態はさらに検索性能への拘りという、非常にテクニカルである一方でエンドユーザの理解という意味ではかなり重みのあるテーマを扱ったものでした。

まとめ

さきほど、アンケートの集計がようやく終わったのですが、お陰様で過去の実績とくらべても好意的なフィードバックを多く頂いてるようでした。ご来場頂いた皆様、ありがとうございました。残念ながらご参加頂けなかった皆様、次回は是非よろしくお願いします!

次回は、今月18日からのAIIMカンファレンスについてのお話になると思います。

(文責 Ishii Akinori IT-Coordinator)

2015年2月12日木曜日

ECMサミット2015(冬)のお知らせ!

ECMサミット2015(冬): "ECMサミット2015(冬) ~主要ベンダー、インテグレータが振り返る成功事例~ ECM導入プロジェクトの落とし穴 第19回ECM研究会 開催のお知らせ"

(Via ECMポータル.)

委員長を務めさせて頂いている、JIIMA ECM委員会の最大のイベントが近づいて来ました。ので、告知的な記事を書きたいと思います。

ECMサミットとは

大手ECMベンダ各社様に、呉越同舟的に共同参加していただいているセミナーイベントです。年2〜3回実施しているので、今回で第19回目となる恒例イベントです。

ECM委員会自体はECMの普及啓発を目的とした委員会ですので、国内の関係者に向けてECM関連の情報を広く伝えるという目的で実施しています。このBlogでは再三話題に出ているように、日本国内と諸外国ではECMの受け入れられかたには大きな違いがあります。ECM市場全体としてのパイの拡大の必要性が共有されているからこその特殊なイベントであると思います。

今回のテーマ

主要ベンダー、インテグレータが振り返る成功事例というテーマを設定しました。このテーマには3つくらいの意図が含まれています。

  1. 事例の紹介であること
  2. 導入プロジェクトにフォーカスすること
  3. インテグレータにも登場してもらうこと

まず、事例というポイントですが、これはもう顧客ニーズがあるから、観客の動員が引きやすいから、という理由が一番です。お客様は事例情報を第一に求めているという認識を持っています。やはり、各社のプレゼンが連続しますので、ややもすると営業トークを連続して聞かされるだけ、という印象を持たれてしまうリスクもあります。事例情報については、そのリスクが非常に小さく、お客様にとって有用な情報の密度が高まる、と期待されているようです。

次に、導入プロジェクト、という切片についてですが、これまではECMを導入した結果、プロセスがどう変わったとかコストがどう削減できた、とかっていう事前事後を比較した正攻法の事例をソフトウェアベンダの立ち場からご紹介いただくということをしてきました。しかし、ECM製品もソフトウェアですし、その性格上導入に際してコンサルティングやカスタマイズを行うプロジェクト体制が敷かれるのが一般的であると言えます。プロジェクトには困難がつきものですので、その観点からの成功体験を聞くことでよりECMというものに対する理解が深まるのではないかと期待しています。

最後にインテグレータの登場について。プロジェクトにフォーカスを置きましたが、その担い手はベンダではなくそのパートナ(であることが多い)システムインテグレータです。そこで、今回はご紹介頂ける事例の際の導入パートナにも可能な限りご登壇をお願いしています。これによって、導入現場のより具体的なお話が聞けたり、なぜその製品・ベンダをパートナとして選んだのか、なんていう多面的なお話も出てくるかもしれません。

内容予告、仄めかし

正式な情報は今日にも上記サイトで公開予定ですが、いわゆる大量の紙を出発点とした電子化文書のECMへの取り込みの話もありますし、今注目が集まってるアダプティブ(アドバンスド)ケースマネジメントについての具体的な事例も聞ける予定です。他には属性値の取り扱いの際にかならず問題になるマスター情報についての先進事例も登場します。それぞれにまったく別のアプローチになりそうなので、当初テーマを検討した時に漠然と期待していた内容以上の回になるのではないかと思います。

2月25日午後 よろしくお願いします。

(文責 Ishii Akinori IT-Coordinator)

2015年2月4日水曜日

平成27年度 税制改正大綱の衝撃

またまた投稿の間隔が空いてしまいました。

さて、ECM業界的にも株式会社イージフとしても、とても大きなニュースがありました。タイトルにも書いた税制改正大綱です。

私がECM委員長をやらせて頂いている日本文書情報マネジメント協会 JIIMAでもかねてから政策提言を行ってきた規制緩和のとても重要な部分が反映されています。

e文書法対応で領収書のスキャナ保存が可能に! というようなニュースをもしかするとどこかで読まれた方もいらっしゃるかもしれません。e文書法は範囲の広い法律なのですが、今回はとくに税にまつわるお話で、話の見通しはあまりよくないかもしれませんが、業界的にはこれは結構大変な出来事であったりします。

これまで税金(に繋がる経理)関連という理由で電子化が進まなかった領域が一気に合理化され、リモートワークなどを含めた生産性向上施策に大きな弾みがつく可能性があります。

弊社にとっても、

  • スキャンデータを法的要件に適う形で管理するためのソフトウェア基盤(と関連サービス)を商材として持っている
  • 緩和対象の条件となっている「適性業務要件」に関する内部統制の知見と実績を広く持っている

という特徴を活かす、機会だったりします。

今現在、非常に多くの方が「経費精算」のために紙のレシートを管理し、会社に提出していると思います。領収書という証跡を紙で保管するルールがあるからです。誰の目にも、非効率とうつるマニュアルプロセスです。実は、何年も前からこれをスキャナで読み取って電子的に保管することで紙そのものは廃棄しても良いという制度はあるのですが、ほぼ全ての企業で活用されていない実情があります。帳簿データを電子保存している会社の中でも証跡のスキャナ保存まで行っている企業は0.1%未満です。

なぜ、こんなことになってしまうのか。技術的な要件が厳しすぎるからです。10年前の制度設計において重視されたのは、紙の証拠能力に極力近い環境を実現し新たな不正の穴を作らないこと、だったからだと考えられます。しかし、今はITの活用とホワイトカラーの生産性向上が喫緊の課題として認識されているので、今回のような緩和が実現したのだと思われます。

細かい論点はたくさんあるのですが、ここでは我々が考える最大の緩和ポイントである「電子署名」のところだけご説明したいと思います。

これまでは「いつ、誰が、どのように」この文書をスキャンしたのか、という情報を保持するという要求の中で、まさに誰がの部分にフォーカスしたルールが作られてきました。現行ではスキャニングを行う個人の公的個人認証を求めています。「○○係」とか「○○担当」という役割ではなく、石井昭紀なら石井昭紀という自然人の特定を求めているわけです。こうなると、スキャニングという仕事を担当する可能性がある全てのスタッフ(含外注先)の電子署名を公的個人認証サービスから取得して運用しなければならず、分散入力などの合理化などは夢のまた夢となります。(業界の人は、この状況をさして個人の「実印」相当のものを求めている、と表現していました)

この実印の部分が撤廃される見込みです。認印、すなわち企業システム内で管理されるユーザIDの情報さえしっかり管理されていれば、誰がについては把握できていると見なすわけです。もちろん、改竄は防ぐ必要があるのでタイムスタンプによるチェックができる体制は求められますし、ユーザIDそのものの情報の信憑性を担保する意味でも「適正業務要件」が満たされる(=一定水準の内部統制が備わっている)ことを求めるわけですが、実印を要求する仕組みよりも格段に合理的であると考えられます。

弊社ではAlfrescoとタイムスタンプサービスの連携モジュールの実装実績もありますし、今であればNemakiWareとの連携も可能です。適正業務要件についての不安についてもご相談にのることが可能です。これを気に電子化・合理化のボトルネックとなっていたプロセスから、改善していくご提案をさせて頂きたいと思います。

(文責 Ishii Akinori IT-Coordinator)